Iedereen dacht dat het was afgesproken
Tijdens een overleg wordt een besluit genomen. Iedereen knikt. Er worden wat actiepunten genoemd, iemand maakt aantekeningen en het gesprek gaat verder naar het volgende onderwerp.
Een paar weken later blijkt dat er niets is gebeurd. De wijziging is niet doorgevoerd, de klant heeft geen terugkoppeling gekregen, het document is niet aangepast of de leverancier heeft geen opdracht ontvangen.
Als teamleider vraag je wat er gebeurd is. De reacties lijken vaak op elkaar.
“Ik dacht dat Peter dat zou oppakken.”
“Volgens mij was dat voor het projectteam.”
“Ik ging ervan uit dat het al geregeld was.”
“Dat hadden we toch afgesproken?”
Iedereen dacht dat het was afgesproken. Niemand kan aanwijzen wie verantwoordelijk was.
De afspraak lijkt duidelijk
Op het moment zelf voelt de afspraak vaak glashelder. Iedereen heeft hetzelfde gesprek gehoord, begrijpt waarom iets moet gebeuren en er is overeenstemming over de richting. Juist daardoor ontstaat soms een vals gevoel van duidelijkheid.
Het besluit is helder, de eigenaar niet. Dat verschil blijft vaak onzichtbaar totdat iemand verwacht dat het resultaat er al had moeten zijn. Dan blijkt dat verschillende mensen met verschillende aannames de vergadering hebben verlaten.
De vraag wordt nooit gesteld
In veel organisaties wordt veel aandacht besteed aan wat er moet gebeuren. Veel minder aandacht gaat naar de vraag wie ervoor zorgt dat het gebeurt.
Dat klinkt als een klein verschil, maar in de praktijk is het vaak precies het verschil tussen voortgang en stilstand.
Teams bespreken inhoud, planning en afhankelijkheden. De vraag wie uiteindelijk verantwoordelijk is, blijft regelmatig onbeantwoord. Iedereen denkt het antwoord te kennen, maar niemand controleert of dat daadwerkelijk zo is.
Verantwoordelijkheid verdwijnt tussen de regels
Dit ontstaat zelden doordat mensen hun werk niet willen doen. Vaak is het juist een gevolg van groei, samenwerking en goede bedoelingen.
Naarmate meer mensen betrokken raken bij processen, projecten of veranderingen, ontstaat er steeds meer overlap. Afdelingen werken samen, taken schuiven op, rollen veranderen en nieuwe collega’s sluiten aan. Wat ooit vanzelfsprekend was, wordt minder zichtbaar.
Een taak die vroeger altijd bij één persoon lag, raakt verdeeld over meerdere mensen. Een proces dat ooit door één team werd uitgevoerd, loopt nu door verschillende afdelingen heen. Op papier verandert er weinig. In de praktijk ontstaat ruimte voor interpretatie.
Daar begint vaak het misverstand.
Iedereen is betrokken, niemand voelt zich eigenaar
Wanneer niemand hardop bevestigt wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaat er een bijzonder effect. Mensen voelen zich vaak wel betrokken, maar niet altijd eigenaar. Dat verschil is groter dan het lijkt.
Betrokkenheid betekent dat iemand wil helpen. Eigenaarschap betekent dat iemand zich verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat.
Zolang niemand die verantwoordelijkheid daadwerkelijk krijgt of accepteert, ontstaat er ruimte voor aannames. Iedereen verwacht dat iemand anders het overzicht bewaakt, aan de bel trekt als er iets misgaat of het laatste zetje geeft om iets af te ronden.
Het probleem wordt zichtbaar wanneer iets ontbreekt
De gevolgen zijn meestal niet spectaculair. Juist daarom blijven ze vaak lang onder de radar.
Besluiten blijven liggen. Acties worden niet uitgevoerd. Communicatie stopt halverwege. Wijzigingen raken vertraagd. Mensen gaan elkaar herinneren aan afspraken die volgens de ander nooit van hen zijn geweest.
Na verloop van tijd ontstaat frustratie. Niet omdat mensen niet willen samenwerken, maar omdat iedereen werkt vanuit een ander beeld van dezelfde afspraak.
Het gesprek gaat dan vaak over uitvoering, terwijl het werkelijke probleem veel eerder ontstond, namelijk op het moment dat niemand bevestigde wie verantwoordelijk was.
Misschien was er nooit een afspraak
Dat klinkt vreemd, maar in de praktijk zie ik regelmatig situaties waarin mensen denken dat een afspraak niet is nagekomen, terwijl er feitelijk nooit een volledige afspraak is gemaakt.
Er was overeenstemming over wat er moest gebeuren. Er was geen overeenstemming over wie ervoor verantwoordelijk was.
Misschien is dat een nuttige vraag om af en toe te stellen. Wanneer iemand zegt dat iets was afgesproken, gaat het dan over de inhoud van de afspraak of was ook duidelijk wie eigenaar was van de uitvoering?
Een afspraak zonder eigenaar is vaak geen afspraak. Het is een aanname waar meerdere mensen een verschillende betekenis aan hebben gegeven.
Hoe ik help
Veel van dit soort situaties hebben weinig te maken met motivatie, capaciteit of samenwerking. Ze ontstaan doordat verantwoordelijkheden nooit echt worden uitgesproken of vastgelegd.
Ik help organisaties en teams om afspraken, rollen en verantwoordelijkheden concreet te maken. Door processen te verduidelijken, besluiten vast te leggen en eigenaarschap helder te maken, ontstaat meer duidelijkheid over wie waar verantwoordelijk voor is. Dat zorgt niet alleen voor meer overzicht, maar voorkomt vooral dat belangrijke afspraken veranderen in aannames.
Herken je dat dit binnen jouw team of organisatie speelt?
In een Boutique Session kijken we samen naar wat er werkelijk speelt. Vaak wordt dan snel zichtbaar waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn geworden, waarom afspraken blijven liggen en hoe dat in de praktijk doorwerkt in samenwerking, besluitvorming en uitvoering.
Wil je onderzoeken waar dit binnen jouw organisatie gebeurt? Bekijk de Boutique Session of neem contact op voor meer informatie.
Samen zorgen we dat het klopt.
The Assist Boutique — TCB.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
