Iedereen weet dat het belangrijk is
Iedereen knikt instemmend wanneer het onderwerp ter sprake komt.
“Ja, dat moeten we echt goed bijhouden.”
“Dat is belangrijk.”
“We moeten zorgen dat dat actueel blijft.”
Het kan gaan over een calamiteitenplan. Over contactgegevens. Over een herstelprocedure. Over een lijst met kritieke leveranciers. Soms gaat het over toegangsrechten of een overzicht van afhankelijkheden. Vrijwel niemand zal zeggen dat het onbelangrijk is.
Toch gebeurt er daarna vaak weinig.
Het document blijft staan waar het staat. De afspraken veranderen langzaam. Mensen wisselen van functie. Systemen worden aangepast. Nieuwe leveranciers komen erbij. Oude informatie verdwijnt ongemerkt naar de achtergrond.
Iedereen weet dat het belangrijk is.
Niemand bewaakt of het ook belangrijk blijft.
Belangrijk betekent nog niet dat iemand ervoor zorgt
Veel managers herkennen dit patroon.
Tijdens een project krijgt iets volop aandacht. Er wordt tijd vrijgemaakt. Er worden besluiten genomen. Documentatie wordt opgesteld. Er is eigenaarschap, omdat er een projectteam is en omdat de deadline zichtbaar is.
Na oplevering verandert de situatie.
Het onderwerp verdwijnt uit de agenda. De aandacht verschuift naar nieuwe projecten, nieuwe prioriteiten en de dagelijkse operatie. Iedereen gaat ervan uit dat het onderdeel is geworden van het gewone werk.
Juist daar ontstaat de kwetsbaarheid, want “het gewone werk” is geen eigenaar.
De vraag wordt eigenlijk nooit gesteld
In de praktijk blijkt eigenaarschap vaak minder duidelijk geregeld dan organisaties denken.
Mensen weten dat een proces bestaat. Ze weten dat het belangrijk is. Ze verwachten dat iemand het bewaakt.
Alleen is zelden duidelijk afgesproken wie controleert of informatie nog klopt. Wie wijzigingen verwerkt. Wie periodiek beoordeelt of afspraken nog aansluiten bij de werkelijkheid. Wie aan de bel trekt als iets achterloopt.
Zolang niemand die vraag stelt, blijft de aanname bestaan dat iemand anders het wel doet.
Dat is geen onwil.
Het is een logisch gevolg van hoe organisaties groeien. Taken worden verdeeld, verantwoordelijkheden verschuiven en processen veranderen. Onderweg ontstaat steeds meer kennis die vooral in de hoofden van mensen zit. Veel zaken blijven werken omdat collega’s elkaar weten te vinden.
Totdat die vanzelfsprekendheid verdwijnt.
Het proces loopt nog, maar niemand kijkt meer
Juist bij continuïteit zie je dit regelmatig terug. Een continuïteitsproces hoeft niet dagelijks gebruikt te worden. Dat maakt het verraderlijk.
Omdat het meestal goed gaat, lijkt er weinig aan de hand. Er ontstaat geen directe pijn wanneer een document een paar maanden niet wordt bijgewerkt. Ook na een jaar lijkt alles nog prima geregeld.
Pas wanneer een storing ontstaat of een crisissituatie zich voordoet, blijkt hoeveel kleine veranderingen zich ongemerkt hebben opgestapeld.
Telefoonnummers blijken niet meer te kloppen, contactpersonen zijn uit dienst, een leverancier levert inmiddels een andere dienst dan destijds is vastgelegd, een herstelvolgorde sluit niet meer aan op de huidige omgeving.
Niemand heeft bewust besloten om dit te laten gebeuren. Het is langzaam weggezakt.
Wat geen eigenaar heeft, veroudert vanzelf
Veel mensen denken bij eigenaarschap aan verantwoordelijkheid nemen wanneer er iets misgaat, maar in de praktijk begint eigenaarschap veel eerder.
Eigenaarschap betekent vooral dat iemand blijft kijken terwijl er ogenschijnlijk niets gebeurt. Niet omdat het vandaag nodig is, maar juist omdat het morgen misschien nodig is.
Dat maakt dit soort processen anders dan veel dagelijkse werkzaamheden. Het succes ervan is vaak onzichtbaar. Wanneer alles goed gaat, merkt niemand hoeveel werk er achter de schermen nodig was om het actueel te houden. Daardoor krijgt onderhoud gemakkelijk een lagere prioriteit dan urgente werkzaamheden.
Urgentie wint het bijna altijd van belangrijkheid.
Misschien ontbreekt geen plan, maar een eigenaar
Veel organisaties investeren tijd in het maken van plannen. Dat is waardevol, maar toch bepaalt het plan uiteindelijk niet of een organisatie voorbereid is. Dat wordt vooral bepaald door de vraag of iemand zich verantwoordelijk voelt om het levend te houden.
Een plan zonder eigenaar verandert langzaam in een momentopname en een proces met een eigenaar blijft meebewegen met de organisatie.
Dat verschil is vaak groter dan organisaties vooraf verwachten.
Een kleine vraag met grote gevolgen
Misschien is de belangrijkste vraag niet of het continuïteitsplan op orde is. Misschien is de belangrijkere vraag:
Wie merkt het als het niet meer klopt?
Dat is vaak het moment waarop zichtbaar wordt of eigenaarschap werkelijk georganiseerd is.
Hoe ik help
Bij The Assist Boutique help ik organisaties om dit soort afhankelijkheden zichtbaar te maken. Samen brengen we processen, verantwoordelijkheden en beheer in kaart, zodat belangrijke afspraken niet afhankelijk blijven van aannames, maar onderdeel worden van de dagelijkse praktijk.
Herken je dat dit binnen jouw team of organisatie speelt?
In een Boutique Session kijken we samen waar belangrijke processen ongemerkt afhankelijk zijn geworden van aannames in plaats van duidelijk eigenaarschap. Zo ontstaat overzicht, worden verantwoordelijkheden concreet en blijft continuïteit ook op langere termijn geborgd.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
