Ik ben druk, maar niet productief
Je begint de dag met een duidelijk idee van wat je wilt doen. Er ligt één belangrijke taak die echt aandacht nodig heeft. Misschien moet er een voorstel worden uitgewerkt, een klanttraject worden voorbereid of eindelijk tijd worden gemaakt voor iets dat je bedrijf verder helpt.
Dan komt de eerste mail binnen.
Je beantwoordt hem meteen, want het kost maar een paar minuten. Daarna zie je een bericht op WhatsApp waar je ook nog even op reageert. Je opent je administratie omdat je daar toch iets voor moet controleren en ziet dat er nog een factuur verstuurd moet worden. Ondertussen belt een klant met een vraag die snel opgelost lijkt te kunnen worden.
Aan het einde van de ochtend heb je veel gedaan.
Alleen niet wat je van plan was.
De belangrijke taak staat nog steeds open. Je schuift haar door naar de middag, maar daar gebeurt ongeveer hetzelfde. Er komen nieuwe vragen binnen, je ontdekt kleine dingen die geregeld moeten worden en je springt van het ene naar het andere.
Aan het einde van de dag ben je moe. Je hebt nauwelijks stilgezeten en toch blijft het gevoel hangen dat je niet echt bent opgeschoten.
Dat gevoel is vaak terecht.
De dag vult zichzelf
Als ondernemer is er bijna altijd iets te doen. Een mailbox kan worden bijgewerkt. De administratie kan worden bijgehouden. Een klant kan worden teruggebeld. Een tekst kan nog worden aangepast. Er is altijd wel iets dat aandacht vraagt.
Het probleem is daarom meestal niet dat er te weinig werk is. Het probleem is dat al dat werk met elkaar concurreert om dezelfde tijd en aandacht.
Wanneer daar geen duidelijke ordening in zit, krijgt het werk dat zich als eerste aandient vaak vanzelf voorrang. Een binnenkomende mail voelt concreet. Een melding vraagt aandacht. Een klantvraag lijkt urgent. Een kleine administratieve taak geeft snel het prettige gevoel dat er iets is afgerond.
De taak die werkelijk belangrijk is, werkt anders. Die stuurt meestal geen melding. Ze belt niet. Ze vraagt niet wanneer je antwoordt.
Ze blijft gewoon liggen.
Wat hier werkelijk speelt, is daarom niet alleen een gebrek aan tijd. Het werk is niet georganiseerd rond prioriteiten. Daardoor wordt de volgorde van de dag vooral bepaald door wat binnenkomt, wat zichtbaar is en wat op dat moment gemakkelijk kan worden opgepakt.
Je agenda raakt vol, maar je belangrijkste werk krijgt geen beschermde plek.
Drukte voelt overtuigend
Druk zijn en productief zijn kunnen van buitenaf vrijwel hetzelfde lijken. In beide gevallen werk je hard, handel je dingen af en ben je voortdurend bezig.
Het verschil wordt pas zichtbaar als je kijkt naar wat er aan het einde van een week werkelijk veranderd is.
Misschien zijn er tientallen mails beantwoord, kleine problemen opgelost en losse taken afgehandeld. Tegelijkertijd is het aanbod dat je wilde uitwerken nog niet af. Het proces dat steeds tijd kost is nog steeds niet verbeterd. De administratie loopt nog altijd achter. Het plan om structureel nieuwe klanten te bereiken bestaat vooral in je hoofd.
De drukte was echt. De inspanning ook.
Alleen was er weinig samenhang tussen de werkzaamheden en wat je eigenlijk wilde bereiken.
Dat ontstaat vaak geleidelijk. Een bedrijf begint klein en overzichtelijk. Je doet wat nodig is wanneer het nodig is. Dat werkt prima zolang het aantal klanten, afspraken en terugkerende werkzaamheden beperkt blijft.
Naarmate het bedrijf groeit, blijft diezelfde manier van werken vaak bestaan. Alleen zijn er inmiddels meer mails, meer klanten, meer administratie, meer afspraken en meer losse vragen. Wat vroeger flexibel was, wordt langzaam reactief.
Je bent nog steeds degene die alles kan oppakken. Daardoor komt ook bijna alles bij jou terecht.
Alles lijkt even belangrijk
Wanneer werk niet bewust is geordend, ontstaat er nog een ander probleem: taken worden moeilijk met elkaar te vergelijken.
Een klant terugmailen en een nieuw aanbod ontwikkelen staan misschien allebei op dezelfde takenlijst. Toch hebben ze een heel andere functie.
De ene taak houdt iets lopends in beweging. De andere kan bepalen waar je bedrijf over drie maanden staat.
In een volle werkdag wint de eerste taak vaak. Niet omdat je bewust hebt besloten dat die belangrijker is, maar omdat ze kleiner, concreter en directer is. Je kunt haar openen, uitvoeren en afvinken.
Werk dat ontwikkeling vraagt, verliest het gemakkelijk van werk dat om een reactie vraagt.
Daar komt bij dat veel ondernemers verschillende soorten werk voortdurend door elkaar doen. Een kwartier administratie, daarna een klantvraag, vervolgens een poging om aan een voorstel te werken, tussendoor twee mails en daarna weer terug naar het voorstel.
De afzonderlijke taken worden misschien allemaal uitgevoerd, maar iedere wisseling vraagt opnieuw aandacht. Je moet terugzoeken waar je gebleven was, opnieuw nadenken en opnieuw in de taak komen.
De dag raakt versnipperd.
Niet omdat je niets doet, maar omdat bijna niets lang genoeg de ruimte krijgt om echt verder te komen.
Het werk bepaalt de volgorde
De gevolgen zijn vaak pas na verloop van tijd goed zichtbaar.
Belangrijke taken worden steeds doorgeschoven naar een rustiger moment dat nauwelijks komt. Verbeteringen blijven liggen omdat de dagelijkse uitvoering altijd voorgaat. Ideeën blijven half uitgewerkt. Besluiten worden genomen tussen andere werkzaamheden door. Aan het einde van de week ontstaat het gevoel dat je vooral hebt gereageerd.
Daarmee kan ook een vreemde cirkel ontstaan. Doordat structurele verbeteringen niet worden opgepakt, blijft het dagelijkse werk onnodig veel tijd vragen. Omdat dat dagelijkse werk zoveel tijd vraagt, is er opnieuw geen ruimte voor structurele verbetering.
De ondernemer blijft druk met het werk dat ontstaat uit een werkwijze waarvoor nooit tijd is om die te verbeteren.
Op dat moment is harder werken zelden het echte antwoord. Een extra avond kan tijdelijk helpen om een achterstand weg te werken, maar verandert niets aan de manier waarop het werk zich de volgende dag opnieuw aandient.
De vraag is dan niet alleen:
Hoe krijg ik alles gedaan?
Een interessantere vraag is:
Welk werk krijgt mijn tijd, zonder dat ik daar bewust voor gekozen heb?
Daar zit vaak de eerste verschuiving.
Bezig zijn zegt iets over de hoeveelheid activiteit. Vooruitkomen zegt iets over de richting ervan.
Hoe ik help
Ik help ondernemers om werk zo te organiseren dat duidelijker wordt wat aandacht nodig heeft, wat terugkerend is, wat kan wachten en wat niet iedere keer opnieuw door de ondernemer zelf hoeft te worden opgepakt.
Dat kan betekenen dat we werkzaamheden ordenen, terugkerende taken zichtbaar maken, afspraken vastleggen of kijken waar werk onnodig versnipperd raakt. Soms zit de winst in een betere planning. Soms in een duidelijkere werkwijze. Soms blijkt dat bepaalde werkzaamheden prima georganiseerd kunnen worden zonder dat jij er voortdurend tussen hoeft te zitten.
Het doel is niet om iedere minuut van de dag dicht te plannen. Het doel is een werkwijze waarin je tijd niet vanzelf wordt opgeslokt door alles wat zich aandient.
Zodat drukte niet langer bepaalt wat er gebeurt en er weer ruimte ontstaat voor het werk dat je bedrijf daadwerkelijk verder helpt.
Herken je dat je de hele dag bezig bent, terwijl belangrijke werkzaamheden blijven liggen?
In een Boutique Session kijken we samen naar hoe je werk nu is georganiseerd, waar je aandacht versnipperd raakt en wat er nodig is om meer overzicht en voortgang te creëren.
De Boutique Session is een praktische eerste stap om helder te krijgen wat er werkelijk speelt en waar je werkwijze je op dit moment helpt of juist in de weg zit.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
