Ik dacht dat dit automatisch ging
Je bent begonnen als ondernemer in Spanje. De eerste zaken zijn geregeld, je hebt je ingeschreven waar dat nodig was en je hebt iemand die je helpt met de administratie. Er zijn formulieren ingevuld, documenten aangeleverd en bevestigingen ontvangen.
Een paar maanden later blijkt dat er iets niet is gebeurd.
Je vraagt hoe dat kan. Je dacht dat dit automatisch ging.
De reactie is vaak even logisch als verwarrend: ja, het proces loopt automatisch, maar je had wel eerst iets moeten aanvragen. Of doorgeven. Of activeren. Of binnen een bepaalde termijn aanleveren.
Technisch gezien klopt de uitleg misschien. Voor jou als ondernemer voelt het toch anders. Je hoorde het woord automatisch en begreep daaruit dat je niets hoefde te doen.
Daar begint een probleem dat veel minder met administratie te maken heeft dan het op het eerste gezicht lijkt.
Automatisch betekent niet altijd vanzelf
Bij ondernemen in Spanje krijg je te maken met verschillende processen, instanties, verplichtingen en momenten waarop iets van jou wordt verwacht. Sommige handelingen worden periodiek uitgevoerd. Andere volgen op een eerdere registratie. Weer andere processen starten pas nadat jij, je gestor of een andere partij iets heeft gedaan.
Toch worden al die verschillende situaties in gesprekken soms samengevat met woorden als automatisch, standaard of geregeld.
Voor iemand die het proces kent, is meestal duidelijk wat daarmee wordt bedoeld. Die persoon kent de voorwaarden, uitzonderingen en volgorde. Als stap één is gezet, volgt stap twee automatisch. Als de registratie correct is verwerkt, wordt een volgende handeling standaard meegenomen. Als de juiste gegevens bekend zijn, kan een proces verder zonder nieuwe actie.
Als je die voorkennis niet hebt, hoor je iets anders.
Je hoort: dit gebeurt vanzelf.
Dat verschil in betekenis wordt vaak pas zichtbaar wanneer iets niet is gebeurd.
De uitleg klopt, maar het begrip ontbreekt
Het lastige aan dit soort situaties is dat niemand per se verkeerde informatie hoeft te hebben gegeven.
De persoon die zegt dat iets automatisch gaat, kan vanuit zijn eigen kennis volledig begrijpen hoe het proces werkt. Voor hem of haar is de noodzakelijke eerste handeling zo vanzelfsprekend dat die niet meer wordt genoemd.
De ondernemer die de uitleg ontvangt, heeft die achtergrondkennis niet. Juist daarom stelt hij de vraag. Hij probeert te begrijpen wat hij zelf moet doen, wat iemand anders doet en wat daarna zonder verdere actie gebeurt.
Beiden gebruiken hetzelfde woord, maar koppelen daar een andere werkelijkheid aan.
Dat zie je bijvoorbeeld wanneer iemand denkt dat een wijziging bij één instantie vanzelf bij alle betrokken partijen terechtkomt. Wanneer iemand ervan uitgaat dat een betaling automatisch wordt geïncasseerd, terwijl daarvoor eerst een machtiging nodig is. Of wanneer een periodieke verplichting wel door een adviseur wordt uitgevoerd, maar alleen als de ondernemer tijdig de juiste informatie aanlevert.
De verwarring zit dan niet alleen in het proces zelf. De verwarring zit in de betekenis die aan de uitleg is gegeven.
Kennis maakt tussenstappen onzichtbaar
Hoe beter iemand een proces kent, hoe groter de kans dat bepaalde stappen vanzelfsprekend zijn geworden.
Een gestor die dagelijks met aangiften, registraties en termijnen werkt, hoeft niet iedere keer bewust na te denken over de volledige keten. Een ondernemer die voor het eerst in Spanje onderneemt, moet die keten nog leren kennen.
Dat verschil is normaal. Het wordt pas lastig wanneer uitleg wordt gegeven vanuit de kennis van de deskundige, terwijl de ontvanger die kennis nog niet heeft.
Dan ontstaan zinnen als:
“Dat loopt gewoon door.”
“Dat wordt standaard meegenomen.”
“Dat gaat vanzelf.”
Voor iemand met proceskennis bevatten zulke zinnen onzichtbare voorwaarden. Voor iemand zonder die kennis klinken ze als een volledige beschrijving van wat er gebeurt.
Daarom is een proces niet duidelijk omdat iemand het heeft uitgelegd. Het is duidelijk wanneer de betrokken persoon begrijpt wat er gebeurt, wanneer het gebeurt, waardoor het begint en waar hij zelf nog verantwoordelijk voor is.
Dat verschil is belangrijk. Zeker wanneer je onderneemt in een land waarvan je de administratieve logica nog aan het leren bent.
Je ontdekt het vaak pas achteraf
Misverstanden over automatische processen blijven gemakkelijk onzichtbaar.
Zolang alles goed gaat, is er weinig reden om vragen te stellen. Je ziet een betaling, ontvangt een bevestiging of hoort niets en neemt aan dat het proces loopt zoals verwacht.
Pas wanneer er een brief komt, een betaling uitblijft of iemand vraagt naar een document dat je nooit hebt aangeleverd, wordt duidelijk dat jouw beeld van het proces niet compleet was.
De eerste reactie is dan vaak gericht op de ontbrekende handeling.
Wie had dit moeten doen?
Waarom heeft niemand iets gezegd?
Had ik dit zelf moeten weten?
Die vragen zijn begrijpelijk, maar daaronder zit vaak een andere vraag: welk beeld had ik eigenlijk van hoe dit proces werkte?
Als je dacht dat iets automatisch ging, waarop was dat beeld dan gebaseerd? Wist je wat het startpunt was? Wist je welke voorwaarden eerst vervuld moesten zijn? Wist je wie controleerde of het proces werkelijk was gestart?
Het woord automatisch kan een gevoel van zekerheid geven zonder dat er werkelijk duidelijkheid is.
Daar zit de kwetsbaarheid.
Automatisering neemt handelingen over. Het neemt niet automatisch onduidelijkheid weg.
Begrijpen wat er vóór automatisch komt
Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet: gaat dit automatisch?
Een bruikbaardere vraag is: vanaf welk moment gaat dit automatisch, en wat moet daarvoor eerst zijn gebeurd?
Die kleine verschuiving verandert veel.
Je vraagt dan niet alleen naar de uitvoering van één handeling, maar probeert de logica van het proces te begrijpen. Je krijgt zicht op het startpunt, de voorwaarden en je eigen rol.
Dat betekent niet dat je als ondernemer ieder administratief proces volledig zelf moet kunnen uitvoeren. Je hoeft geen specialist te worden in alles wat bij ondernemen in Spanje komt kijken.
Je moet wel voldoende begrijpen om te weten waar je van afhankelijk bent.
Automatisch bestaat vaak alleen voor mensen die weten wat eraan voorafgaat.
Hoe ik help
Wanneer processen onduidelijk zijn, help ik om zichtbaar te maken hoe ze werkelijk lopen.
Niet door alle regels opnieuw uit te leggen, maar door samen te kijken naar de praktische werkelijkheid. Wat gebeurt er? Wie doet wat? Welke stap zet iets in beweging? Welke informatie moet worden aangeleverd? Waar wordt aangenomen dat iets vanzelf gebeurt, terwijl er eerst nog een handeling nodig is?
Juist bij ondernemen in Spanje kan dat helpen om losse informatie om te zetten in een begrijpelijk geheel. Niet om iedere taak zelf over te nemen, maar om duidelijk te krijgen wat geregeld is, wat nog aandacht vraagt en waar verwachtingen over het proces niet overeenkomen met de werkelijkheid.
Dat geeft overzicht. Je weet beter welke vragen je moet stellen, welke afspraken je wilt controleren en op welke momenten je zelf iets moet doen.
Herken je dat je regelmatig denkt dat iets geregeld is, maar later ontdekt dat er nog een stap nodig was?
In een Boutique Session kijken we samen naar het proces achter die verwarring. We brengen in beeld wat er werkelijk gebeurt, waar aannames zijn ontstaan en welke onderdelen duidelijker moeten worden.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
