Waarom duurt dit zo lang?
Je hebt iets nodig. Een document, een afspraak, een reparatie, een aansluiting of gewoon een antwoord. Je hebt gebeld, een bericht gestuurd en misschien zelfs al persoonlijk gevraagd hoe het ervoor staat.
Het antwoord was geruststellend: mañana.
Inmiddels weet je dat mañana niet altijd letterlijk morgen betekent.
Je wacht nog een paar dagen en vraagt opnieuw. Het is bijna geregeld. Iemand moet nog iets controleren. Een collega is er vandaag niet. De leverancier moet nog reageren. Volgende week weten ze meer.
Als Nederlander in Spanje kan dat behoorlijk wennen zijn. Je bent gewend om te vragen wanneer iets klaar is en vervolgens een datum te krijgen. Misschien wordt die datum niet altijd gehaald, maar er is in ieder geval een moment waarop je denkt te weten waar je aan toe bent.
In Spanje kom je soms in een andere werkelijkheid terecht. Niet omdat niemand iets doet, maar omdat jouw vraag onderdeel is van een proces dat je niet ziet en waar je weinig invloed op hebt.
Je eigen planning stopt bij die van een ander
Zolang je zelf iets moet doen, voelt voortgang overzichtelijk. Je kunt bellen, formulieren invullen, documenten verzamelen of ergens naartoe rijden. Er is een duidelijke relatie tussen wat je doet en wat er gebeurt.
Dat verandert zodra iemand anders verder moet.
Misschien wacht de garage op een onderdeel. De gestor wacht op informatie van een instantie. Een aannemer wacht op een leverancier. De leverancier wacht op transport. De gemeente moet een aanvraag behandelen, maar het is niet duidelijk wanneer dat gebeurt.
Vanaf dat moment kun je zelf heel actief zijn en toch nauwelijks voortgang maken.
Dat is vaak het frustrerende deel. Je bent niet alleen aan het wachten. Je bent afhankelijk van een proces dat zich grotendeels buiten jouw zicht afspeelt.
Je vraagt wanneer iets klaar is, maar degene aan wie je die vraag stelt, weet dat misschien zelf ook niet precies. Die persoon is op zijn beurt afhankelijk van iemand anders.
Zo kan achter één ogenschijnlijk eenvoudige vraag een hele keten zitten.
De vraag naar een datum geeft niet altijd zekerheid
Een Nederlandse reflex is vaak om duidelijkheid te zoeken in een datum.
- Wanneer komt het onderdeel binnen?
- Wanneer krijg ik antwoord?
- Wanneer kan iemand langskomen?
- Wanneer is de aanvraag verwerkt?
Een datum geeft het gevoel dat je weer kunt plannen. Alleen werkt dat niet wanneer de datum afhankelijk is van meerdere partijen die elkaar niet strak opvolgen.
Iemand kan zeggen dat iets waarschijnlijk vrijdag klaar is. Dat hoeft geen harde afspraak te zijn. Het kan een verwachting zijn op basis van de informatie die op dat moment beschikbaar is. Als een leverancier later levert, iemand afwezig is of een andere partij nog niet heeft gereageerd, schuift het proces op.
Voor iemand die de genoemde datum als afspraak heeft gehoord, voelt dat alsof een afspraak niet wordt nagekomen. Voor degene die de datum noemde, was het misschien nooit meer dan een inschatting.
Daar ontstaat gemakkelijk irritatie.
Niet alleen door het wachten zelf, maar ook door het verschil in betekenis dat aan een antwoord wordt gegeven.
Afhankelijkheid maakt tijd onvoorspelbaar
Veel vertraging wordt pas zichtbaar wanneer je probeert te begrijpen wie er eigenlijk op wie wacht.
Je denkt dat je wacht op de monteur, terwijl de monteur wacht op het magazijn. Het magazijn wacht op de distributeur en de distributeur heeft geen duidelijke leverdatum van de fabrikant.
Je denkt dat de gestor je dossier nog niet heeft afgerond, terwijl een instantie eerst informatie moet verwerken voordat de volgende stap mogelijk is.
Je denkt dat iemand jouw bericht niet serieus neemt, terwijl diegene zelf al drie keer achter een andere partij aan is gegaan.
Dat maakt wachten niet ineens prettig. Het verandert wel de vraag.
De eerste vraag is meestal: waarom duurt dit zo lang?
De interessantere vraag is: van welk proces ben ik eigenlijk afhankelijk?
Zodra je dat ziet, wordt ook duidelijk waarom harder duwen niet altijd helpt. Je kunt degene die je kent iedere dag bellen, maar als die persoon zelf geen invloed heeft op de volgende stap, verandert de snelheid van het proces daar niet automatisch door.
De frustratie richt zich dan op de zichtbare persoon, terwijl de vertraging ergens anders in de keten ontstaat.
Geduld is niet hetzelfde als niets doen
Geduld wordt soms gezien als passief afwachten. Alsof je maar moet accepteren dat iets duurt zolang het duurt.
Dat is niet wat afhankelijkheid vraagt.
Je kunt nog steeds navragen wat de volgende stap is. Je kunt proberen te begrijpen wie er aan zet is. Je kunt vragen of er informatie ontbreekt, of jij iets kunt doen en wanneer het zinvol is om opnieuw contact op te nemen.
Het verschil zit in de verwachting dat je daarmee automatisch controle krijgt over de doorlooptijd.
Soms kun je alles goed hebben voorbereid en toch moeten wachten. Soms heeft vaker bellen zin. Soms levert het alleen vaker hetzelfde antwoord op. Soms wordt iets morgen opgelost. Soms betekent morgen vooral: zodra de volgende stap mogelijk is.
Wonen in Spanje maakt die afhankelijkheid op allerlei kleine momenten zichtbaar. Bij een reparatie, administratie, levering of afspraak ontdek je hoe beperkt je eigen invloed soms is zodra jouw planning verbonden raakt met die van anderen.
Misschien is dat wel de lastigste overgang: niet dat alles per definitie langzaam gaat, maar dat je niet altijd kunt voorspellen wanneer iets beweegt.
Geduld wordt belangrijk zodra je afhankelijk wordt van andermans proces.
Hoe ik help
Veel frustratie ontstaat wanneer niet duidelijk is waar een proces zich bevindt, wie de volgende stap moet zetten en waarop wordt gewacht. Dan voelt ieder uitblijvend antwoord als stilstand, terwijl er achter de schermen misschien een afhankelijkheid speelt die nog niet zichtbaar was.
Ik help om zulke situaties uit elkaar te halen. Wat is al gedaan? Wie is nu aan zet? Welke informatie ontbreekt nog? Waar zit de afhankelijkheid? Welke verwachting is realistisch en wat kun je zelf nog beïnvloeden?
Dat maakt een proces niet altijd sneller. Het voorkomt wel dat je energie blijft steken in een deel waar je geen invloed op hebt en helpt om gerichter te handelen waar dat wel kan.
Herken je dat je hierop vastloopt en wil je beter begrijpen waar je eigenlijk op wacht?
In een Boutique Session kijken we samen naar wat er werkelijk speelt, welke afhankelijkheden een rol hebben en waar je zelf nog beweging kunt creëren. Zo ontstaat meer duidelijkheid over wat je kunt doen en wat tijd nodig heeft.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
