We blijven dezelfde vragen onderzoeken
Het onderzoek is afgerond. De resultaten zijn gepresenteerd, de belangrijkste bevindingen zijn besproken en ergens staat een rapport met conclusies en aanbevelingen.
Een jaar later komt een vergelijkbare vraag op tafel.
Waarom haken mensen af in dit proces? Waar ontstaat de vertraging? Waarom wordt deze werkwijze zo verschillend ervaren? Wat hebben medewerkers nodig om hun werk goed te kunnen doen?
Er wordt een nieuwe onderzoeksopdracht geformuleerd. Er komen gesprekken, analyses en werksessies. Tijdens een interview zegt iemand: “Volgens mij hebben we hier een paar jaar geleden ook al onderzoek naar gedaan.”
Dat klopt.
Alleen weet niemand precies meer wat daaruit kwam.
Het rapport wordt uiteindelijk teruggevonden in een map. De onderzoeker die het destijds uitvoerde, werkt inmiddels ergens anders. Een deel van de aanbevelingen is uitgevoerd, een ander deel niet. Waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, is niet meer duidelijk.
Het nieuwe onderzoek is ondertussen al begonnen.
Het vorige antwoord is er nog, maar doet niet meer mee
In veel organisaties wordt onderzoek gezien als een afzonderlijke activiteit. Er is een vraag, iemand onderzoekt die vraag en er volgt een rapport, presentatie of advies.
Daarmee is het onderzoek formeel afgerond.
De kennis die tijdens het onderzoek is opgebouwd, heeft alleen een andere levensduur dan het onderzoek zelf. De oorspronkelijke vraag, de context waarin die ontstond, de afwegingen die zijn gemaakt en de inzichten die onderweg naar voren kwamen, kunnen jaren later nog steeds relevant zijn.
Toch verdwijnen die vaak uit het zicht.
Niet noodzakelijk omdat niemand iets heeft vastgelegd. Er zijn meestal genoeg documenten. Het probleem is dat informatie hebben iets anders is dan kennis kunnen gebruiken.
Een onderzoeksrapport kan keurig zijn opgeslagen en toch nauwelijks nog een rol spelen. Mensen weten niet dat het bestaat, kunnen het niet vinden of begrijpen niet meer in welke context de conclusies tot stand kwamen.
De organisatie heeft het onderzoek gedaan, maar heeft het inzicht niet werkelijk behouden.
Onderzoek levert meer op dan een rapport
Tijdens een onderzoek ontstaat kennis op verschillende plekken.
Een onderzoeker ontdekt bijvoorbeeld dat een probleem al meerdere keren is besproken. Dat een bepaalde werkwijze ooit bewust is gekozen vanwege omstandigheden die inmiddels zijn veranderd. Dat medewerkers verschillende verklaringen geven voor hetzelfde probleem. Dat een eerdere maatregel wel is ingevoerd, maar nooit is geëvalueerd.
Niet alles daarvan komt terecht in de uiteindelijke conclusie.
Dat hoeft ook niet. Een onderzoeksrapport is geen volledige opslagplaats van alles wat tijdens een onderzoek is geleerd.
De kwetsbaarheid ontstaat wanneer het rapport de enige plek wordt waar de organisatie verwacht haar kennis terug te vinden. Zodra de betrokken mensen vertrekken, van functie veranderen of simpelweg vergeten waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, verdwijnt een groot deel van de opgebouwde context.
Een volgende onderzoeker begint dan met een lege tafel die in werkelijkheid helemaal niet leeg is.
Er worden opnieuw interviews gepland met mensen die dezelfde geschiedenis vertellen. Bestaande documenten worden opnieuw verzameld. Dezelfde patronen worden opnieuw ontdekt en eerdere conclusies worden soms opnieuw geformuleerd in andere woorden.
Dat kan eruitzien als zorgvuldig onderzoek.
Tegelijkertijd kan het een signaal zijn dat de organisatie onvoldoende toegang heeft tot haar eigen geheugen.
De vraag lijkt nieuw omdat de geschiedenis verdwenen is
Dit ontstaat vaak geleidelijk.
Onderzoeken worden uitgevoerd binnen projecten, programma’s of tijdelijke opdrachten. De resultaten worden opgeleverd aan de opdrachtgever van dat moment. Daarna verandert de organisatie. Teams worden anders ingericht, verantwoordelijkheden verschuiven en mensen vertrekken.
Een paar jaar later verschijnt een vergelijkbare vraag in een andere vorm.
Niemand legt direct de verbinding met eerder onderzoek, omdat die verbinding afhankelijk is geworden van mensen die zich dat onderzoek nog herinneren. Zodra die mensen er niet zijn of niet betrokken worden, begint het proces opnieuw.
Daar komt bij dat organisaties vaak beter zijn in het bewaren van eindproducten dan in het bewaren van samenhang.
Een rapport kan antwoord geven op wat destijds is onderzocht, maar jaren later ontstaan andere vragen. Waarom werd dit onderwerp onderzocht? Welke aannames bleken niet te kloppen? Welke aanbevelingen zijn uitgevoerd? Wat veranderde daarna? Welke vraag bleef onbeantwoord?
Juist die verbinding tussen onderzoek, besluitvorming en vervolg ontbreekt vaak.
Daardoor wordt kennis iets statisch. Een document uit 2023 blijft een document uit 2023, terwijl het onderdeel zou kunnen zijn van een langere lijn van vragen, inzichten, besluiten en veranderingen.
Steeds opnieuw beginnen kost meer dan onderzoekstijd
Dubbel onderzoek kost tijd en geld, maar dat is niet het enige gevolg.
Mensen kunnen onderzoeksmoe worden. Een medewerker die voor de derde keer wordt gevraagd waarom een proces niet goed werkt, zal zich op een gegeven moment afvragen wat er met de eerdere antwoorden is gebeurd.
“We hebben dit toch al verteld?”
Die reactie zegt iets belangrijks. Niet alleen over het onderzoek, maar ook over vertrouwen. Mensen investeren tijd in interviews, enquêtes en werksessies omdat ze verwachten dat er iets met hun bijdrage gebeurt. Wanneer dezelfde vragen steeds terugkomen zonder zichtbare verbinding met eerdere inzichten, kan deelname steeds meer als herhaling voelen.
Ook de kwaliteit van besluitvorming kan eronder lijden. Een nieuw onderzoek wordt dan beoordeeld alsof er geen voorgeschiedenis bestaat. Eerdere afwegingen verdwijnen uit beeld en oude oplossingen kunnen opnieuw worden voorgesteld zonder te weten waarom ze eerder wel of niet werkten.
De organisatie verzamelt steeds meer informatie, maar bouwt niet automatisch meer kennis op.
Dat verschil is belangrijk.
Informatie kan worden opgeslagen. Kennis ontstaat pas wanneer eerdere inzichten beschikbaar blijven, in hun context begrepen kunnen worden en opnieuw gebruikt kunnen worden wanneer een vergelijkbare vraag ontstaat.
Een organisatie zonder bruikbaar geheugen onderzoekt zichzelf steeds opnieuw.
Een onderzoeksvraag heeft bijna altijd een geschiedenis
De eerste vraag bij een nieuw onderzoek hoeft daarom niet altijd te zijn: hoe gaan we dit onderzoeken?
Een andere vraag kan eerst meer opleveren:
Wat weten we hierover eigenlijk al?
Niet om oud onderzoek zonder nadenken opnieuw te gebruiken. De werkelijkheid kan veranderd zijn. De context kan anders zijn en eerdere conclusies kunnen achterhaald zijn.
Juist daarom is de geschiedenis waardevol.
Als zichtbaar is wat eerder is onderzocht, welke inzichten daaruit kwamen, wat ermee is gedaan en wat daarna veranderde, kan een nieuw onderzoek verdergaan waar het vorige stopte.
Dan wordt onderzoek geen reeks losse momenten.
Het wordt een opbouw van begrip.
Hoe ik help
Ik help organisaties om eerdere onderzoeken, inzichten en besluiten weer in samenhang zichtbaar en bruikbaar te maken.
Dat kan betekenen dat ik bestaande rapporten, analyses en onderzoeksresultaten verzamel en structureer. Ik kijk welke vragen eerder zijn gesteld, welke inzichten daaruit kwamen, welke besluiten daarop volgden en waar belangrijke context ontbreekt.
Ook help ik om kennis uit onderzoek zo vast te leggen dat een volgende onderzoeker, manager of medewerker niet afhankelijk is van toevallige herinneringen. Niet door alles eindeloos te documenteren, maar door de lijn tussen vraag, inzicht, besluit en vervolg terug te brengen.
Zo ontstaat meer overzicht over wat de organisatie al weet, waar echte kennishiaten zitten en welke vragen daadwerkelijk nieuw onderzoek nodig hebben.
Herken je dat binnen jouw organisatie dezelfde vragen regelmatig opnieuw worden onderzocht?
In een Boutique Session kijken we samen naar wat er al bekend is, waar inzichten verloren gaan en waarom eerdere kennis niet opnieuw wordt gebruikt. Zo wordt duidelijk waar de organisatie werkelijk nieuw onderzoek nodig heeft en waar het vooral nodig is om bestaand inzicht weer bruikbaar te maken.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
