Dat hoort toch bij jou?
“Dat hoort toch bij jou?”
Je kijkt je collega verbaasd aan. Zelf dacht je juist dat hij dat zou oppakken. Het begint met een kleine vraag. Wie vraagt de offerte aan? Wie past het document aan? Wie informeert de klant? Wie controleert de planning? Iedereen kijkt even om zich heen. Iemand pakt het uiteindelijk op, of juist niemand.
Op zulke momenten lijkt het alsof iemand zijn werk niet doet. In de praktijk blijkt vaak iets anders aan de hand te zijn. Mensen werken vanuit verschillende verwachtingen over dezelfde rol.
Iedereen weet het. Tot iemand het vraagt.
Binnen veel teams ontstaan taken niet alleen uit functieomschrijvingen of werkafspraken. Ze ontstaan ook uit gewoonte. Jan doet de planning, Saskia belt standaard de leverancier en Peter helpt nieuwe collega’s op weg. Na verloop van tijd voelt dat zo vanzelfsprekend dat niemand zich nog afvraagt waarom deze werkzaamheden eigenlijk bij die persoon terecht zijn gekomen.
Dat gaat meestal jarenlang goed. Tot er iets verandert. Iemand is ziek, wisselt van functie of vertrekt. Er komt een nieuwe collega bij of een team groeit. Dan blijkt ineens dat niemand precies weet waarom bepaalde taken ooit zo zijn verdeeld. Wat voor de één volkomen logisch is, is voor de ander nooit expliciet geweest.
De rol zit in de hoofden van mensen
Rollen ontstaan zelden doordat iemand ze officieel toewijst. Veel vaker groeien ze langzaam. Een collega helpt een keer ergens mee, neemt het daarna nog eens over en voordat iemand het doorheeft, is die taak ongemerkt onderdeel van zijn werk geworden.
Nieuwe collega’s nemen die werkwijze automatisch over. Ze kijken hoe anderen het doen en passen zich daaraan aan. Dat hoeft helemaal niet verkeerd te zijn. Sterker nog, zo ontwikkelen veel teams hun eigen manier van samenwerken.
Het wordt pas kwetsbaar wanneer niemand meer weet welke afspraken bewust zijn gemaakt en welke alleen nog bestaan omdat iedereen eraan gewend is geraakt. De rol zit dan niet meer in een procesbeschrijving of een afspraak, maar uitsluitend in de hoofden van de mensen die er al jaren werken.
Verwachtingen botsen zonder dat iemand iets fout doet
Juist daardoor ontstaan situaties waarin niemand iets verkeerd doet en er toch frustratie ontstaat. De één laat een taak liggen omdat hij ervan overtuigd is dat een collega daarvoor verantwoordelijk is. Die collega denkt precies hetzelfde, maar dan andersom.
Het gesprek gaat vervolgens al snel over inzet of betrokkenheid. Waarom heb je dat niet gedaan? Waarom moest ik daar weer achteraan? Terwijl het werkelijke probleem vaak helemaal niet over motivatie gaat. Mensen handelen logisch vanuit hun eigen beeld van de organisatie. Alleen blijken die beelden niet hetzelfde te zijn.
Onduidelijkheid verspreidt zich sneller dan je denkt
Wanneer rollen impliciet worden, blijft het meestal niet bij één vergeten taak. Werkzaamheden blijven liggen omdat iedereen wacht. Andere werkzaamheden worden juist dubbel uitgevoerd omdat niemand zeker weet wie verantwoordelijk is. Nieuwe collega’s hebben langer nodig om zelfstandig te worden en managers krijgen steeds vaker vragen die het team eigenlijk zelf zou moeten kunnen beantwoorden.
Langzaam verschuift de aandacht van samenwerken naar uitzoeken wie waarvan is. Dat kost tijd, veroorzaakt irritatie en maakt een team afhankelijk van mensen die “gewoon weten hoe het hier werkt”. Zolang die mensen aanwezig zijn, lijkt er weinig aan de hand. Zodra er iets verandert, wordt zichtbaar hoeveel kennis en verwachtingen nooit echt zijn uitgesproken.
De vraag is niet wie gelijk heeft
Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet wie deze taak had moeten doen. Misschien is de belangrijkere vraag of iedereen eigenlijk hetzelfde beeld heeft van de rollen binnen het team.
Veel discussies over eigenaarschap gaan uiteindelijk niet over verantwoordelijkheidsgevoel, maar over onuitgesproken verwachtingen. Wat vanzelfsprekend lijkt voor de één, is onzichtbaar voor de ander.
Hoe ik help
Ik help organisaties rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen zichtbaar te maken voordat ze voor misverstanden zorgen. Soms betekent dat bestaande processen uitwerken. Soms betekent het gesprekken voeren over verwachtingen die nooit eerder zijn uitgesproken. Soms betekent het vastleggen van afspraken die jarenlang alleen in de praktijk hebben bestaan.
Dat zorgt niet voor meer regels, maar voor meer duidelijkheid. Mensen weten waar ze aan toe zijn, waardoor samenwerken rustiger, sneller en voorspelbaarder wordt.
Herken je dat dit binnen jouw team of organisatie speelt?
In een Boutique Session kijken we samen naar waar rollen impliciet zijn geworden, welke verwachtingen door elkaar lopen en wat nodig is om weer helderheid te creëren. Juist door zichtbaar te maken wat iedereen vanzelfsprekend is gaan vinden, ontstaat weer overzicht en voortgang.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
