Het dashboard bestaat. Waarom kijkt niemand ernaar?
Iedere maand verschijnt hetzelfde dashboard. De cijfers worden automatisch bijgewerkt, de grafieken zien er verzorgd uit en iedereen binnen het team kan erbij. Tijdens het overleg komt het dashboard soms kort voorbij. Er wordt een grafiek aangewezen, een ontwikkeling benoemd en daarna gaat het gesprek alweer verder. Een paar weken later ontstaat er discussie over de resultaten. Er worden verklaringen gezocht voor ontwikkelingen die eigenlijk al langere tijd zichtbaar waren. Iemand merkt op dat niemand dit had zien aankomen, terwijl een ander zegt dat de informatie al die tijd gewoon in het dashboard stond.
Dat klinkt tegenstrijdig, maar meestal hebben beide gelijk. Het dashboard was beschikbaar, alleen werd het niet echt gebruikt..
Zichtbaar is nog niet hetzelfde als gebruikt
Veel organisaties investeren in dashboards omdat ze beter willen sturen op feiten en ontwikkelingen. Zodra het dashboard klaar is, ontstaat al snel het gevoel dat het inzicht daarmee ook geregeld is. De informatie is immers beschikbaar, de techniek werkt en iedereen heeft toegang.
In de praktijk blijkt dat iets anders te werken. Een dashboard doet uit zichzelf niets. Het stelt geen vragen wanneer cijfers veranderen, het vraagt geen aandacht voor een opvallende ontwikkeling en het bepaalt ook niet wanneer een onderwerp besproken moet worden. Het biedt informatie, maar geen eigenaarschap. Daardoor kan een situatie ontstaan waarin iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, terwijl niemand zich verantwoordelijk voelt om die informatie actief te gebruiken.
Het gebruik is nooit echt georganiseerd
Dat gebeurt meestal niet omdat mensen hun werk niet serieus nemen. Vaker ontstaat het geleidelijk. Een dashboard wordt ontwikkeld omdat er behoefte is aan meer inzicht. Tijdens de introductie is er veel aandacht voor de mogelijkheden en kijkt iedereen regelmatig naar de cijfers. Na verloop van tijd verschuift de aandacht weer naar de dagelijkse werkzaamheden en verandert de organisatie verder.
Managers wisselen, teams krijgen andere verantwoordelijkheden, overleggen worden aangepast en prioriteiten veranderen. Het dashboard blijft bestaan, maar de afspraken over het gebruik ervan groeien niet altijd mee. Langzaam vervaagt daardoor het antwoord op vragen als: wie bekijkt deze cijfers eigenlijk regelmatig, wanneer worden afwijkingen besproken en wie bepaalt dat er actie nodig is?
Vaak ontstaat ongemerkt de aanname dat iemand anders daar wel op let. Juist die aanname zorgt ervoor dat het gebruik van het dashboard steeds minder vanzelfsprekend wordt.
Een dashboard heeft ook eigenaarschap nodig
Wanneer over eigenaarschap wordt gesproken, gaat het vaak over de kwaliteit van de data of over het technisch beheer van het dashboard. Dat is belangrijk, maar daarmee is nog niet geregeld dat de informatie ook daadwerkelijk onderdeel wordt van de dagelijkse sturing.
Daarvoor is een ander soort eigenaarschap nodig. Iemand moet zich verantwoordelijk voelen voor het volgen van ontwikkelingen, het signaleren van afwijkingen, het stellen van vragen en het agenderen van onderwerpen wanneer de cijfers daarom vragen. Zonder die verantwoordelijkheid blijft een dashboard vooral een plek waar informatie wordt opgeslagen in plaats van gebruikt.
De waarde van een dashboard ontstaat daarom niet op het moment dat de data beschikbaar komt, maar op het moment dat iemand er betekenis aan geeft en het gesprek op gang brengt.
De gevolgen worden pas later zichtbaar
Het opvallende is dat organisaties de gevolgen meestal niet merken op het moment dat niemand naar het dashboard kijkt. Ze worden pas zichtbaar wanneer beslissingen genomen moeten worden. Dan blijkt dat een negatieve trend al maanden zichtbaar was, dat een capaciteitsprobleem zich al langer aankondigde of dat een project vertraging heeft opgelopen terwijl de eerste signalen al beschikbaar waren.
Soms verliezen teams gaandeweg ook het vertrouwen in het dashboard. Ze maken eigen Excelbestanden of houden zelf lijstjes bij, omdat ze niet zeker weten of de beschikbare informatie nog wel wordt gebruikt. Daardoor ontstaan verschillende versies van dezelfde werkelijkheid en wordt sturen op basis van gezamenlijke informatie steeds moeilijker.
In zo’n situatie ligt de aandacht vaak bij het dashboard zelf. Er wordt gedacht aan nieuwe grafieken, extra filters of aanvullende KPI’s. Dat kan zinvol zijn, maar regelmatig ligt de werkelijke oorzaak ergens anders. Niet het dashboard ontbreekt, maar het eigenaarschap over het gebruik ervan.
Misschien begint de belangrijkste vraag ergens anders
Wanneer een dashboard weinig wordt gebruikt, lijkt de logische vraag te zijn of de informatie beter kan. Soms is een veel belangrijkere vraag wie zich eigenlijk verantwoordelijk voelt om die informatie onderdeel te maken van het dagelijkse werk.
Dat is een subtiel verschil, maar wel een verschil dat veel zegt over hoe organisaties met informatie omgaan. Inzicht ontstaat namelijk niet vanzelf doordat een dashboard bestaat. Het ontstaat pas wanneer iemand verantwoordelijkheid neemt om de informatie te bekijken, te bespreken en ernaar te handelen.
Hoe ik help
Bij The Assist Boutique kijk ik niet alleen naar dashboards of data, maar vooral naar de manier waarop informatie onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk. Dat betekent dat we samen onderzoeken welke informatie echt nodig is, wie die gebruikt, waar verantwoordelijkheden impliciet zijn geworden en welke afspraken ontbreken om informatie ook daadwerkelijk te laten leiden tot betere sturing.
Herken je dat dit binnen jouw team of organisatie speelt?
In een Boutique Session onderzoeken we samen waarom beschikbare informatie niet wordt gebruikt en waar het eigenaarschap over het gebruik ontbreekt. Zo ontstaat niet alleen meer inzicht in de cijfers, maar vooral meer duidelijkheid over hoe die informatie een vaste plek krijgt in de dagelijkse besluitvorming.
Samen zorgen we dat het klopt.
BOUTIQUE SESSION
Helder krijgen waar het vastloopt.
Merk je dat iets in je organisatie niet goed loopt, maar is nog niet duidelijk waardoor? In 60 minuten brengen we in kaart wat er gebeurt en waar mensen, afspraken, informatie of systemen niet goed op elkaar aansluiten. Daarna weet je wat eerst aandacht nodig heeft en welke stap je kunt zetten.
